Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 24 mei 2026

1. Wie zijn wij?

TrainHQ B.V., gevestigd in Nederland (KVK 98033808), is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken gegevens die je actief aan ons verstrekt, zoals naam, e-mailadres, factuurgegevens en gegevens van klanten die je in het platform invoert. Daarnaast loggen wij technische gegevens (IP-adres, browser, apparaat) voor beveiliging en foutopsporing.

3. Doelen en grondslagen

Wij verwerken gegevens om de dienst te leveren (uitvoering overeenkomst), om wettelijke verplichtingen na te komen, en op basis van gerechtvaardigd belang voor productverbetering en beveiliging.

4. Bewaartermijnen

Accountgegevens worden bewaard zolang je account actief is. Na opzegging worden gegevens binnen 90 dagen verwijderd, tenzij wij wettelijk verplicht zijn ze langer te bewaren (bijv. fiscale administratie 7 jaar).

5. Jouw rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, dataportabiliteit en bezwaar. Verzoeken kun je sturen naar hallo@trainhq.nl. Daarnaast heb je het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

6. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking.

7. Sub-verwerkers

Voor het leveren van onze dienst maken wij gebruik van de volgende sub-verwerkers:

Wijzigingen in sub-verwerkers worden minimaal 14 kalenderdagen van tevoren aangekondigd via e-mail aan actieve gebruikers.

8. Datalekken en incidentbeheer

Ondanks onze beveiligingsmaatregelen kan het voorkomen dat er een datalek plaatsvindt. Wij hanteren hiervoor de volgende procedure:

• Detectie en beoordeling , Zodra wij een mogelijk datalek signaleren, beoordelen wij binnen 24 uur de ernst en omvang.
• Melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens , Als het lek een risico vormt voor betrokkenen, melden wij dit binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens, conform artikel 33 AVG.
• Melding aan betrokkenen , Als het lek waarschijnlijk een hoog risico oplevert voor jouw rechten en vrijheden, informeren wij jou zo snel mogelijk per e-mail met een beschrijving van het lek, de mogelijke gevolgen en de maatregelen die wij nemen.
• Registratie , Wij registreren alle datalekken intern, ook als melding aan de AP niet vereist is.

Vermoed je een datalek of beveiligingsprobleem? Meld dit direct via hallo@trainhq.nl met het onderwerp: DATALEK.

9. Cookies

TrainHQ gebruikt functionele en analytische cookies. Functionele cookies zijn noodzakelijk voor de werking van de dienst (bijv. inlogsessie). Analytische cookies helpen ons de website te verbeteren en worden alleen geplaatst na jouw toestemming. Je kunt jouw voorkeuren altijd aanpassen via de cookiebanner of het cookiebeleid.

10. Verwerkersovereenkomst

Met elke trainer die een account aanmaakt wordt automatisch een verwerkersovereenkomst gesloten. TrainHQ verwerkt de gegevens van de eindklanten van de trainer uitsluitend in opdracht van die trainer. De volledige tekst is beschikbaar op /verwerkersovereenkomst.

11. Bijzondere persoonsgegevens

TrainHQ verwerkt in opdracht van trainers gezondheids- en lichaamsgegevens van eindklanten, waaronder gewicht, lichaamssamenstelling, hartslag en conditiemetingen. Dit zijn bijzondere persoonsgegevens conform artikel 9 AVG. TrainHQ verwerkt deze gegevens uitsluitend op instructie van de trainer en past aanvullende beveiligingsmaatregelen toe gezien het gevoelige karakter van deze gegevens.

12. Contact

Vragen over dit privacybeleid of een verzoek om jouw rechten uit te oefenen? Stuur een e-mail naar hallo@trainhq.nl. Wij reageren binnen 30 dagen.